اگر می‌خواهید بدانید که غرفه‌داران موفق چگونه بودجه‌بندی می‌کنند و راز موفقیت آنان در مدیریت بودجه نمایشگاه چیست با نوین رنتر همراه باشید. ما به شما خواهیم گفت که استراتژی‌های درست چگونه نتایج را به سود شما رقم خواهند زد و چگونه می‌توانید از طریق بهینه سازی بودجه رویدادها، هزینه‌ها را کاهش دهید.
چنانچه تجربه کافی در زمینه اجاره غرفه نداشته باشید، به طور قطع در رابطه با مدیریت بودجه نمایشگاه با مشکلات متعددی از جمله فاکتورهای مبلغ بالا مواجه خواهید شد. بررسی‌ها نشان می‌دهد که دلیل اصلی این مشکل، هزینه‌های جانبی پنهانی هستند که معمولا در ابتدای کار نادیده گرفته می‌شوند.
معمولا در شروع کار، بودجه‌بندی اولیه بر اساس هزینه‌های اصلی مانند اجاره غرفه و تجهیزات آن انجام می‌شود و هزینه‌های جانبی کمتر مورد توجه قرار می‌گیرند؛ هزینه‌هایی مانند صورت حساب عملیات لجستیک و حمل و نقل، دستمزد نیروهای اجرایی، نظافت و پیمانکار، هزینه کابل کشی و نورپردازی غرفه، اینترنت، انبارداری؛ این هزینه‌ها اگر چه در مقایسه با هزینه اجاره غرفه و تجهیزات خرد هستند، اما مبلغ قابل توجهی را به صورت حساب نهایی غرفه اضافه می‌کنند.
علاوه بر موارد فوق، ممکن است شرایط خاصی ایجاد شود که مجبور باشید تغییراتی در ساختار و سازه غرفه ایجاد کنید. همچنین مشکلات پیش بینی نشده‌ای مانند اختلالات فنی، تغییر قوانین و محدودیت‌های نمایشگاه، افزایش یا کاهش ساعات بازدید، ایجاد محدودیت در نحوه ارائه خدمات و ضرورت اجاره تجهیزات تکمیلی، همگی از مواردی هستند که مدیریت بودجه نمایشگاه را با چالش‌های مختلفی روبه‌رو خواهند کرد.
یکی از الگوهای موفق مدیریت بودجه نمایشگاه، اجاره تجهیزات به جای خرید آنهاست. امروزه کمتر مدیر مالی برای برپایی نماشگاه و اجاره غرفه، تجهیزات ضروری از جمله ابزارهای دیجیتالی را خریداری می‌کند. جالب است بدانید که این الگوی مدیریتی نزد شرکت‌ها و صاحبان کسب و کارهایی که به طور مستمر در بازاریابی‌های نمایشگاهی حضور دارند هم پرطرفدار است؛ اما چرا؟! برای پاسخ به این سوال لازم است مزایای اجاره تجهیزات دیجیتال برای غرفه را بررسی کنیم:
یکی از ترفندهای کاربردی در مدیریت بودجه نمایشگاه، استفاده از پکیج‌های یکپارچه اجاره تجهیزات غرفه است که طبق چک لیست وسایل غرفه نمایشگاهی معمولا شامل موارد زیر می‌شود:
شرکت‌های رنتر و اجاره‌دهنده تجهیزات، در این پکیج‌ها مجموعه کاملی از تجهیزات و خدمات هماهنگ را با یک قیمت مشخص ارائه می‌کنند. به این ترتیب نیازی نیست که وسایل و تجهیزات را به صورت جداگانه اجاره و مبلغ هر یک را مجزا پرداخت کنید.
با این روش شما فقط روی خدمات دریافتی و اجاره تجهیزات متمرکز می‌شوید و زمان و انرژی‌تان به جای تامین وسایل غرفه نمایشگاهی و مذاکره با شرکت‌های متعدد، صرف تقویت اعتبار برند و بازاریابی حرفه‌ای خواهد شد.
یکی از اشتباهات بارز در تامین وسایل غرفه، استفاده از تجهیزات گرانی است که نه تنها به تحقق اهداف بازاریابی کمکی نمی‌کند، بلکه مدیریت بودجه نمایشگاه را نیز به طرز قابل توجهی افزایش می‌دهد. باید توجه داشت که لزوما استفاده از تجهیزات بسیار مدرن و گران‌قیمت نمی‌تواند موفقیت برند را در عرصه بازاریابی نمایشگاهی تضمین کند.
به همین منظور لازم است از طریق مشاوره با شرکت‌های معتبراجاره دهنده تجهیزات، وسایلی را برای غرفه تهیه کنید که متناسب با شرایط نمایشگاه باشد و به معرفی باکیفیت برند کمک کند.
همانطور که پیش‌تر اشاره کردیم، عدم توجه به هزینه‌های خرد و پیش بینی نشده عامل موثری در افزایش هزینه‌های اجاره غرفه است. برای مدیریت بهتر هزینه‌ها و کاهش هزینه غرفه سازی، بهتر است که بودجه نمایشگاه را در سه بخش مدیریت کنید:
هزینه‌های قطعی و اصلی: این هزینه‌های کلان، کاملا مشخص هستند و شامل هزینه اجاره غرفه، تجهیزات و نیروی انسانی است که در همان ابتدا قابل محاسبه هستند.
هزینه‌های اجرایی شناور: بعضی از هزینه‌ها حین اجرای پروژه ایجاد می‌شوند و ممکن است با توجه به روزها و ساعات خاص برپایی نمایشگاه ایجاد شوند. مانند روزها و ساعات شلوغ نمایشگاه که شما مجبور باشید تجهیزات بیشتری مانند میز و صندلی اجاره کنید یا تعداد پرسنل و نیروی انسانی خود را افزایش دهید.
هزینه‌های احتمالی: برپایی چند روزه نمایشگاه با چالش‌های متعددی همراه است. در این بین ممکن است اختلالات فنی در دستگاه‌ها بروز کنند که ناشی از نوسانات برق باشد یا اتفاقات پیش بینی نشده‌ای که هزینه‌های جانبی به همراه داشته باشند.
با در نظر گرفتن تمامی این هزینه‌ها، تا حدود زیادی می‌توان بودجه نمایشگاه را مدیریت کرد.
باید پذیرفت که بخش اعظمی از اتلاف بودجه غرفه، ناشی از بی‌تجربگی و نداشتن تخصص کافی برپاکنندگان آن است. نداشتن اطلاعات کافی در خصوص تجهیزات مورد نیاز، نداشتن تخصص در نحوه نصب و راه‌اندازی تجهیزات خاص، قیمت‌های پیشنهادی بالا، ابهام در قراردادها و عدم پشتیبانی فنی توسط شرکت‌های اجاره‌دهنده همگی عواملی هستند که موجب زیان و تحمیل هزینه‌های اضافی خواهند شد.
به عنوان یک راهکار اساسی در کاهش هزینه‌ها، توصیه می‌شود از طریق مشاوره با شرکت‌های معتبر، علاوه بر تنظیم قرارداد منصفانه، از میزان تعهد و پشتیبانی فنی شرکت اجاره‌دهنده اطمینان حاصل کنید.
با در اختیار داشتن یک چک‌لیست هزینه‌ها می‌توان علاوه بر مدیریت صحیح مالی، تمامی هزینه‌های مربوط به بهینه سازی بودجه رویداد و همایش‌ها را محاسبه کرد.
برای مدیریت بودجه نمایشگاهی، فقط صرفه‌جویی در هزینه‌ها و اجاره ارزان تجهیزات کافی نیست. نباید فراموش کرد که برپایی نمایشگاه فرصت مناسبی برای معرفی برند و بازاریابی است؛ بنابراین لازم است با مدیریت هوشمندانه ضمن پیشگیری از افزایش ناگهانی هزینه‌ها، غرفه‌ای شایسته و در خور نام برند شرکت داشته باشید.
