تجهیز صوتی کنفرانس‌های بزرگ و راه‌اندازی سیستم ترجمه همزمان، پروژه وسیعی است که به طراحی، مدیریت و پشتیبانی فنی دقیق نیاز دارد. پوشش یکنواخت صدا، بررسی توان بلندگوها، شرایط آکوستیک سالن، تعداد گیرنده‌های ترجمه و سایر تجهیزات همگی باید با دقت محاسبه شوند.
برای روشن‌تر شدن موضوع، تلاش می‌کنیم چالش‌ها، مشکلات و راهکارهای تجهیز صوتی کنفرانس 500 نفره را با ارائه یک کیس استادی رویداد مورد بررسی قرار دهیم. البته باید در نظر داشت که موقعیت سالن‌ها با یکدیگر متفاوت است و همین امر در محاسبات نهایی تاثیر می‌گذارند؛ اما برای برآورد اولیه و کلی می‌توان این محاسبات را به طور تقریبی انجام داد.
توجه داشته باشید که پروژه تجهیز صوتی کنفرانس 500 نفره را نمی‌توان صرفا بر اساس تعداد شرکتکنندگان بررسی کرد؛ زیرا طول و عرض سالن، نوع چیدمان صندلی‌ها، وجود دیوار یا ستون‌های حائل در سالن، ارتفاع سقف و میزان آکوستیک محیط همگی از شروط اساسی محاسبات هستند.
اما در این نمونه در نظر می‌گیریم که کنفرانس بین‌المللی ما با ظرفیت 500 نفر در یک سالن اصلی و بزرگ برگزار خواهد شد که تمامی استانداردهای لازم را دارد.
برگزارکنندگان که مشتری تجهیز صوتی کنفرانس شناخته می‌شوند، به طور معمول یک نیاز مشخص و واحد دارند؛ کیفیت!
اما این کیفیت صرفا در یک کلمه خلاصه نمی‌شود. از دید یک تکنسین حرفه‌ای کیفیت سیستم صوتی و ترجمه همزمان شامل نکات متعددی است که مهم‌ترین آن‌ها به شرح زیر است:
در این خصوص باید باز هم به وضعیت آکوستیک سالن توجه داشت. میزان پژواک صدا، شنیده شدن صداهای مزاحم و محیط بیرون در میان ازدحام یک جمعیت 500 نفره همگی عوامل تاثیرگذاری هستند که باید در نظر گرفته شوند.
تعداد بلندگوها و محل نصبشان از موارد مهمی است که باید به طور دقیق محاسبه شود. منظور از یکنواخت پخش شدن صدا این است که صدای سخنران در تمامی قسمت‌های مختلف سالن به طور یکسان و به یک میزان به گوش برسد. اگر جایگذاری بلندگوها به درستی انجام نشود ممکن است در گوشه‌ای از سالن، صدا بسیار بلند و آزاردهنده باشد و در بخش دیگر مدعوین و میهمانان صدای سخنران را به خوبی نشنوند.
برگزارکنندگان کنفرانس بودجه مشخصی را برای اجاره سیستم صوتی همایش در نظر می‌گیرند. انتظار آنان این است که تیم تامین‌کننده سیستم صوتی و ترجمه، با مقدار بودجه‌ای که در اختیارش قرار می‌گیرد بهترین کیفیت را ارانه نماید. به این ترتیب نباید هزینه‌های غیرضروری به مشتری تحمیل گردد و با محاسبات دقیق لازم است که بهترین طراحی سیستم صوتی اجرا شود.
در بعضی موافع ممکن است به دلیل مشکلات غیرقابل پیش بینی اختلالاتی روی سیستم صدا و ترجمه ایجاد شود. در چنین شرایطی تکنسین‌های حرفه‌ای باید بتوانند در کوتاه‌ترین زمان ممکن این اختلالات را برطرف کنند تا خللی در روند اجرای برنامه‌ها پیش نیاید.
قطعی صدا، از کار افتادن میکروفن‌ها، تداخل فرکانس‌های رادیویی، ایجاد نویز روی گیرنده‌ها، مختل شدن شبکه ترجمه و مواردی اینچنینی از جمله اختلالاتی هستند که نیازمند مداخله سریع تیم پشتیبانی است.
پیش‌تر اشاره کردیم که انتخاب سالن با شرایط آکوستیک نامناسب باعث اختلال در پخش و وضوح صدا خواهد شد. برای بررسی بهتر تجهیز صوتی کنفرانس 500 نفره با توجه به چالش‌های فضا، به جزئیات پروژه زیر دقت کنید:
در این پروژه که حجم سالن 3.600 مترمکعب است بهتر است هدف اولیه آکوستیک سالن را نزدیک به ۰٫۸ ثانیه در نظر بگیریم. این مقدار نهایی بر اساس استاندارد اندازه‌گیری تعیین می‌شود که با در نظر گرفتن حجم سالن و فرکانس‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرند.
اگر زمان طنین صدا در این سالن به طور مثال 1.6 ثانیه باشد باید گفت که زمان نامناسبی است. این مدت زمان بازتاب صدا، در پخش یکنواخت مشکل‌آفرین خواهد شد و تشخیص کلمات و جملات را برای شنونده مشکل خواهد کرد.
طبق برآوردهای اولیه به تجهیزات زیر نیاز دارید:
در نظر داشته باشید که این تعداد به طور تقریبی است و اگر فضای سالن به گونه‌‌ای باشد که بتوان با یک سیستم خطی بلندگوها را نصب کرد، این تعداد تغییر خواهد کرد.
در یک کنفرانس که زبان اصلی آن فارسی است و تعدادی میهمان خارجی حضور دارند، ابتدا لازم است این تعداد محاسبه شوند؛ اما ما در این نمونه کلیه میهمانان را خارجی در نظر می‌گیریم و با احتساب 500 میهمان خارجی محاسبات سیستم ترجمه همایش بزرگ را انجام می‌دهیم.
در خصوص تعداد کانال‌های ترجمه نیز لازم است به تعداد زبان‌های ترجمه توجه کنید. اگر فقط یک زبان ترجمه در کنفرانس ارائه شود، به همان تعداد کانال ترجمه مقصد نیاز خواهید داشت.
در خصوص متراژ تقریبی کابل کشی با فرض سالن ۳۰ × ۲۰ متر می‌توان طبق جدول زیر محاسبه کرد:
| نوع کابل | متراژ تخمینی |
|---|---|
| کابل صوتی میکروفن‌ها و ورودی‌های صدا | ۸۰ تا ۱۵۰ متر |
| کابل سیگنال بلندگوهای اکتیو یا مسیرهای پردازش صدا | ۸۰ تا ۱۸۰ متر |
| کابل شبکه برای تجهیزات دیجیتال، در صورت نیاز | ۳۰ تا ۸۰ متر |
| کابل برق تجهیزات صوتی | ۸۰ تا ۱۵۰ متر |
| کابل‌های ارتباطی سیستم ترجمه و تجهیزات جانبی | ۳۰ تا ۸۰ متر |
در مجموع می‌توان متراژ کابل کشی را بین 300 تا 640 متر در نظر گرفت.
چنین پروژه‌هایی معمولا توسط تیم‌های 4 تا 5 نفره تکنسین‌ها اجرا می‌شوند. با این شرایط زمان ستاپ این پروژه را می‌توان به شرح زیر برنامه‌ریزی کرد:
| مراحل اجرای پروژه | زمان تقریبی |
|---|---|
| تخلیه تجهیزات و جانمایی | ۳۰ تا ۶۰ دقیقه |
| کابل‌کشی و نصب بلندگوها | ۲ تا ۳ ساعت |
| نصب میکروفن‌ها و میکسر | ۴۵ تا ۹۰ دقیقه |
| نصب و اتصال تجهیزات ترجمه همزمان | ۱ تا ۲ ساعت |
| تنظیم صدا و بررسی فرکانس‌های بی‌سیم | 45 تا ۹۰ دقیقه |
| تست نهایی و رفع ایرادها | ۳۰ تا ۶۰ دقیقه |
البته باید در نظر داشت که معمولا این مراحل همزمان با هم انجام می‌شوند و به طور کلی 6 تا 8 ساعت را شامل خواهند شد.
تجهیز صوتی کنفرانس صرفا به معنای نصب و راه‌اندازی چند دستگاه میکروفن و بلندگو نیست؛ بلکه رنتر و شرکت اجاره دهنده موظف است که کیفیت و جریان یکنواخت پخش صدا را تامین کند. در حال حاضر راهکارهای نوینی از طرف شرکت‌ها ارائه می‌شود که کاربردی‌ترین آن‌ها کابین مترجم، میکروفن‌های تخصصی و سیستم هوشمند مدیریت صدا و ترجمه است.
برای یک کنفرانس 500 نفره با یک زبان ترجمه، معمولا یک کابین در نظر گرفته می‌شود و با توجه به شرایط سخنرانی (استفاده از میز کنفرانس یا سخنران ایستاده و در حال حرکت) از میکروفن‌های رومیزی، هدست بی‌سیم، میکروفن یقه‌ای بی‌سیم استفاده می‌شود.
سایر فناوری‌های مورد نیاز مانند گیرنده‌های مادون قرمز، میکسر و پردازشگر دیجیتال، اسکن فرکانس رادیویی نیز از جمله تجهیزاتی هستند که در صورت لزوم مورد استفاده قرار می‌گیرند.
بازخورد مثبت و رضایت مشتری از تجهیز صوتی کنفرانس، رابطه مستقیم با کیفیت اجرای برنامه‌ها و رضایت شرکتکنندگان و مدعوین دارد. البته برای ارزیابی دقیق‌تر نتایج اجرا، لازم است شاخصه‌هایی مانند پایداری سیستم صوتی، کیفیت پوشش سیستم ترجمه، کارکرد صحیح گیرنده‌ها و سرعت عمل تیم فنی در امور پشتیبانی و رفع اختلالات را بررسی کرد.
آمار رسمی منتشر شده از شرکت‌هایی که اجرای پروژه‌های متعدد بین‌المللی را در رزومه خود دارند گویای میزان بالای موفقیت آن‌هاست. پس با اطمینان خاطر می‌توان از تجربه و تخصص چنین شرکت‌هایی بهره‌مند شد.
